Llenar un formulario es algo que todos hemos hecho alguna vez en nuestra vida. Aunque para algunos puede representar toda una molestia, es una excelente herramienta que ayuda a transmitir información de una persona a otra, siendo esencial para el proceso de información a nivel administrativo.
La estructura de un formulario es bastante sencilla y entendible, puedo a que se compone de algunas secciones con espacios vacíos, los cuales deben de ser llenados por la persona. Alguno de los datos más frecuentes que se muestran en estos papeles, son la edad, lugar de residencia y otros más que pueden variar dependiendo de la situación o compañía.
Relevancia de un formulario
Para una empresa u organismo, disponer de formularios es la mejor solución para tramitar o buscar grandes cantidades de documentos; esto mejora considerablemente si se hace a través de una computadora.
Gracias a la disposición de los formularios, los datos pueden ser guardados con mayor facilidad, haciendo más fácil ver los requerimientos de usuarios dentro de una empresa privada.
Prototipos de formularios
Existen varios prototipos de formularios, los cuales pueden variar dependiendo de los requerimientos de los usuarios. Los más comunes son los siguientes:
- Formulario breve: Cuando se emplean este tipo de formularios, se hace normalmente si el registro de información es muy corto, por lo que se hacen normalmente en tickets.
- Formulario piloto:Sirve como una base para los formularios posteriores que se estén realizando, por lo que se puede decir que es un modelo prueba.
- Formulario eventual:Se emplean muy pocas veces, aunque llegan a tener importancia a nivel de encuestas o investigaciones que se realicen.
- Formulario permanente:Es un formulario que ha logrado llenar todas las expectativas, siendo la razón por la que será el más apropiado para su uso.
Características de un formulario
- Tipificación:Representa una parte importante del formulario, siendo en donde se muestra la información que vemos a primera vista, como el título. Por otro lado, también se muestras secciones en donde se encuentra la fecha, entidad y código.
- Instrucciones del formulario:Para asegurar una mejor compresión, en esta sección se indica la manera en la que debe de ser llenado el formulario.
- Cuerpo formulario:Es la parte más importante del formulario, debido a que contiene toda la información que es requerida. Básicamente, permite que el formulario pueda desempeñar su objetivoprincipal.
- Conclusión del formulario:Esta formada por las firmas y sellos que le dan el valor al formulario.
Los seis usos principales de los formularios
- En las instituciones educativas
Cualquier institución educativa debe de estar al tanto de los estudiantes y representantes de los mismos, y es la razón por la cual se llevan el registro de todos estos por medio de formularios.
Para ello, el representante debe de llenar un formulario al momento de escribir al alumno. En este documento la persona que esté a cargo del menor de edad, deberá de suministrar sus datos y el de su representado.
- En organizaciones de la salud
Para poder disfrutar de los servicios que ofrecen los hospitales, clínicas u otros recintos que estén relacionados con la salud, los pacientes deben de llenar antes una serie de formularios para poder hacerlo.
Estos incluyen información básica del paciente, tales como el nombre, apellido, edad, sexo, fecha de nacimiento, teléfono, número de contacto de algún familiar o conocido, entre otros más.
Por otro lado, en los formularios médicos también se incluyen preguntas relacionadas con la situación de salud del paciente.
- En la administración
La información referente a las transacciones comerciales que realiza una empresa, queda plasmada en los formularios. Para una mejor administración, estos documentos deben de presentar la fecha en que se emitieron, además de tener un sello o firma que les de validez.
- En las páginas web
Son muchas las páginas web que ofrecen ciertos servicios o beneficios adicionales si nos suscribimos a ella. Si una persona está de acuerdo con todo, debe de llenar un formulario para poder realizar un registro.
Estos formularios requieren de ciertos datos como el nombre, fecha de nacimiento, país de origen, correo electrónico, nombre de usuario, contraseña y número telefónico.
- Para realizar una postulación
Cuando una institución ofrece un puesto de trabajo, beca, una oportunidad de estudios en el exterior, entre otras cosas más, la persona que desea aplicar para estas oportunidades debe de llenar un formulario de postulación.
Aquella persona que desee postularse, debe de llenar un formulario que debe incluir foto, datos personales, descripción de habilidades, nivel de estudio, experiencia laborar, entre otros aspectos más.
- Como constancia
Con la ayuda de los formularios se puede dejar constancia de las acciones de una organización. Por ejemplo, si un paciente llena un formulario en un hospital, esto le sirve de garantía, debido a que es una forma de demostrar que el individuo fue ingresado en la institución en una fecha determinada.
